Het begint met een goede briefing – Over de UX Design Brief

Alhoewel volgens 2015 onderzoek naar UX deliverables van interaction designers de wireframes en prototypes als meest gevraagde UX deliverables gelden mis ik in onderstaand lijstje de UX design brief. Want naar mijn mening beginnen deliverables echter met een goede interpretatie van de opdracht: de eerste deliverable in jouw project.

Bron: https://www.interaction-design.org/literature/article/7-ux-deliverables-what-will-i-be-making-as-a-ux-designer

Design brief

Vanuit de reclamebureaus is daarbij de ‘design brief’ een normale procedure: Samen met de opdrachtgever wordt de opdracht vastgesteld. Waar bij de reclamewereld de tone-of-voice, merkbelofte en key-message (kernboodschap) natuurlijk belangrijk zijn, is voor inderaction design en user experience design de doelgroep, het doel (incl KPI’s) en deliverables.

op https://uxdesign.cc/the-power-of-a-ux-project-brief-template-included-f8981a11964a staat enkele goede tips hoe je tot een UX design brief komt, bijvoorbeeld met je team en product owner samen, of juist asynchroon. Op basis daarvan ga je een samenwerking aan met je opdrachtgever.

Onderstaand een opsomming van de elementen die belangrijk zijn in zo’n brief.

Voorbeeld

Naam van het project:

Begon op:

Laatst geüpdatet op:

Opgesteld door:

Achtergrond

Beschrijf waar het project over gaat, wat de context en achtergrond is.

Beschrijf waarom het wordt uitgevoerd. Als het deel uitmaakt van een breder klanttraject, koppel het dan hier.

Doel

Beschrijf wat de ideale toekomst is die u wilt hebben als dit project eenmaal is voltooid. Wat is het resultaat dat u hiermee wilt bereiken?

Hoe past dit in de bredere doelstellingen van uw team en / of bedrijf? (Link ze hier.)

Wat is het voordeel voor het bedrijf?

Wat is het voordeel voor de gebruiker?

Belangrijkste resultaten en succescriteria

Hoe weet u dat het project succesvol was als het eenmaal is voltooid?

Denk aan KPI’s, OKR’s, UX-statistieken, benchmarks, bedrijfsdoelen

Doelgroep

Beschrijf de doelgroep(en) voor dit project.

Je kunt linken naar uw persona’s

Het team en de stakeholders

Definieer teamrollen en verantwoordelijkheden.

Maak een lijst van belanghebbenden en beschrijf welk niveau van betrokkenheid nodig / verwacht is.

Wie zijn de beslissers? Een manier om dit te doen kan een RA(s)CI-matrix zijn of stakeholdermaps maken dit visueel

In scope

Wat is in scope

Beschrijf waaraan beslist moet worden gewerkt en waarom.

Wat zou in de scope kunnen zijn

Vaak zijn “nice-to-haves”- maak een lijst van ze en beschrijf de voorwaarden waaronder ze kunnen worden opgenomen (bijvoorbeeld als we tijd hebben, als we voldoende bewijs vinden in gebruikersonderzoek, enz.)

Wat valt er niet in scope

Beschrijf wat het ontwerpteam moet overslaan (bijv. Harde technische beperkingen, verandering van CMS, ingrijpende ontwerpherzieningen tijdens een platformmigratieproject, enz.)

Afhankelijkheden

Zijn er andere teams, mensen, technologie of iets anders waarvan het succes van dit project afhankelijk is? Beschrijf ze.

Risico’s

Maak een lijst van risico’s en kanttekeningen waarmee rekening moet worden gehouden.

Bijv. Wat zijn de risico’s voor het welslagen van dit project? Wat gebeurt er als we de deadline niet halen?

Te leveren producten (ux deliverables)

Maak een lijst van tastbare producten die dit project naar verwachting zal opleveren.

Tijdstippen

Link naar een productroadmap of sprintplanning.

Maak een lijst van de momenteel bekende deadlines en mijlpalen.

Voeg de verwachte startdatum van het project toe en de verwachte opleverdatum.

Manieren van werken

Wat zullen de teamceremonies / meetings zijn en wie zullen erbij betrokken zijn?

Werk je in sprints? Een week, twee weken? Zijn er presentaties van tussenproducten? feedback? terugkoppelmomenten?

Wanneer? Wie organiseert die?

Communicatie

Welke communicatiemiddelen gaat u gebruiken en waarvoor? (E-mail, Slack, JIRA , Zoom, enz.)

Ontwerp-, samenwerkings- en documentatietools

Welke ontwerp- en samenwerkingstools ga je gebruiken? Welke standaarden hanteer je?

Hoe gaat u het project documenteren?

Hoe gaat u uw ontwerpen delen met belanghebbenden en ontwikkeling?

Gedeelde gegevens

Waar is de projectruimte / map en alle materialen die relevant zijn voor het project? Heeft iedereen toegang? Zo nee, wie zorgt er dan voor dat iedereen het heeft? Wie heeft toegang tot deze gegevens? Zitten er AVG aspecten aan deze gegevens?

Extra notities

Als er iets anders is, specifiek voor dit project, vermeld dat dan hier

Werkt dit bovenstaande template altijd?

Nee…. Soms zijn bepaalde onderdelen minder duidelijk bij de start.

In Agile/scrum is de scope bijvoorbeeld vooral gericht op meerwaarde. En dit kan na verloop van tijd veranderen. Binnen een gegeven tijd en budget werk je aan deze meerwaarde. Maar juist daarom is het toch goed om dan deze briefing te organiseren om misverstanden hierin te voorkomen en ook voor de opdrachtgever duidelijk te krijgen waar het doel en de meeste waarde ligt (en dus het eerst aan gewerkt wordt) .

Ook als je werkt aan een continue verbetering van producten is er niet een duidelijk begin of eind en zijn de roadmap en deadlines telkens weer nieuw. Periodiek als team naar doel, kpi’s en andere werkafspraken kijken volgens bovenstaande methode is dan nog steeds aan te bevelen.

Is je opdracht een leeropdracht voor je studie? Dan zullen enkele items minder relevant zijn. De risico’s dat jij je design verprutst zullen enkel voor jezelf zijn en communicatiemiddelen zullen de standaard middelen van jouw school zijn. Ook zullen de leerdoelen van jouw school al bekend zijn. Toch kan je door de opdrachtinterpretatie in deze brief laten zien waar jij de doelen van de opdracht ziet. Ook in groepswerk levert dit stramien helderheid voor elkaar.

Meer tips:

Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat je een goed begrip hebt van het merk, het product, missie van de organisatie, de doelgroep en de boodschap.
Het korte formaat helpt de boodschap tot in de kern te destilleren en de boodschap op merk te houden. Als je briefing langer is dan een paar pagina’s, blijf er dan aan werken.
Weg met jargon, marketingtaal en crap.
Creatieve briefs hebben geen vast formaat: ze kunnen tekstgericht of visueel georiënteerd zijn. Gebruik wat voor jou het beste werkt.
Citaten of inzichten van klanten kunnen het creatieve team helpen.
Een SWOT-analyse van de concurrentie kan in veel situaties nuttig zijn om jouw doel te bepalen.
Samenwerking tussen de klant / opdrachtgever, het creatieve team, het accountteam en anderen zorgt ervoor dat alles wordt meegenomen.

Bron: https://www.smartsheet.com/free-creative-brief-templates